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行业动态
浅谈办公室的管理工作
【2012-7-11 13:50:49】 【作者/来源:行政部 程世泽】  【关 闭

 

办公室的行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。办公室人员每天都要都要面对着大量的、琐碎的、不起眼的事物,但是,这些事物都是一个企业正常运行的轨迹之一。做好办公室的行政工作应从以下几个方面着手:

一、计划性

做任何事情都要有计划,办公室的工作也不例外。完善的工作计划是日常工作的指南针,按照计划认真执行不但能使员工工作目标清晰、分工明确,并能检验出日常工作存在的问题与不足,便于在今后工作中去完善和改进。

二、组织与管理

从组织与管理方面来说,办公室不能满足于日常事物做好的层次上,还必须在公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人决策等重大问题上有自己的思考,并在实际工作中对计划和决策加以贯彻落实。组织与管理要有全局观念,从大处入手,小处着眼,通盘考虑,综合权衡,当好领导的参谋,要参政有方,谋略有度,言之有时,为领导、基层搞好服务。

三、协调

办公室是一个综合协调的部门,不能简单的以传达领导的指令、完成领导交办的任务为满足,应主动的做好上与下、左与右、里于外的沟通,在充分沟通的基础上做好协调。协调要讲究方法,进行有效沟通,步调一致,达到协调的效果,实现确定的目标。

四、控制

即监督、检查的职能。通过统计数据、信息的分析进行控制和管理,并及时把信息及时传递给领导,便于领导决策;通过规章制度的落实去规范管理,严格考核,公平奖罚,提高整体的管理水平。

五、奉献精神和诚实敬业

事务性工作比较繁重,要求办公室人员诚实敬业、要有吃苦精神。工作中要有积极性、主动性及创造性,高标准、严要求,勤勤恳恳,不断提高自己,把企业的事当做自己的事去做,无私奉献。

六、提高服务质量

为领导服务、为基层服务是办公室工作的根本。优质服务,充分发挥窗口作用,服务要以领导的决策为中心,以人为本;服务要讲究效率,今日所做之事,勿候明天,自己所做之事,勿候他人,最大限度地提高服务的效能,有效地配合业务部门顺利开展各项工作。

七、办公室日常应开展的工作

(一)文秘工作

1、各种外来、内部文件的收发、传递、存档;

2、印章的管理与使用;

3、办公用品的管理与使用。办公用品的使用应注重成本控制;

4、各种证件的管理与使用;

5、各种文件的制定、下发,会议纪要的整理、下发及督办执行;

6、档案管理(行政档案、人事档案);

7、各种会议及庆典的会务管理工作;

8、作好外来客户的接待工作。

(二)后勤管理

1、车辆的管理。注重安全与车辆费用控制的管理;

2、劳动保护用具管理;

3、公司办公环境的管理。

(三)企业管理

1、围绕公司各时期的中心工作和生产经营中的重大问题,开展调查研究,掌握第一手材料,提出解决的建议和方案;

2、负责组织制定和完善公司企业管理制度,并严格监督其贯彻执行,使之有章可循,有法可依;完成各部门之间的综合协调,加强对各项工作的督促和检查,促进公司各项工作的规范化管理;

3、负责公司经济责任制考核及目标绩效考核工作。考核与经济利益连在一起,运用经济杠杆调动员工的工作积极性,确保公司各项指标的完成;

4、督办、检查经理办公会议的决议及各项工作进展落实情况,并提出整改意见,反馈生产经营中的问题;

5、负责公司企业文化的建设与宣传,组织各类文化体育活动,建立良好的工作氛围。

(四)人事管理

1、根据公司发展战略,负责人力资源规划和人力资源政策、制度的制定和实施;

2、负责公司组织机构和定岗定编的调整和管理;

3、负责对公司各级干部的考评和后备干部的储备工作;

4、负责公司绩效评估体系的建立和实施;

5、按规定办理招聘、筛选、录用人员及离职人员的手续,并签订劳动合同;

6、负责员工培训和教育计划的制定和实施;

7、负责公司考勤统计工作,不定期进行劳动纪律检查;

8、编制劳动工资计划、劳动用工计划;

9、办理工伤、医疗保险、福利待遇各种手续的办理和管理;

10、负责员工人事档案的建立和管理。

(五)合同管理

1、负责建筑施工合同的初审、送审、签订、返回及相应的台账建立;

2、负责建造师的初始注册、变更注册、增项注册等相应工作,并对相关的资料予以整理归档;

3、协助市场经营部办理建造师IC卡以及IC卡的保管与使用;

4、办理项目部的人力资源管理工作,签发、收集、整理项目部管理人员的人力资源册等相关材料。

5、协助并指导项目部签订劳务分包合同;

(六)、法务工作

1、全面负责法务工作。具体对公司重大经营决策提出法律意见;

2、草拟各类法律事务文书,协助集团公司相关部门组织制定公司内部常用合同的示范合同文本与相关补充协议;

3、参与经济合同管理;

4、审核公司的各类合同,对合同的签订、履行、存档等进行跟踪指导;

5、接受公司法人委托,代理公司的诉讼与非诉讼活动,协助法律顾问和外聘律师作好诉讼工作;

6、组织法律知识培训;


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