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什么是办公自动化及办公自动化的作用与优势
【2017-4-17 14:39:21】 【作者/来源:企划部 王晓斯】  【关 闭

    办公自动化(OA:OFFICE AUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技术,基于工作流的概念,使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式,实现迅速、全方位的信息采集、信息处理,为企业的管理和决策提供科学的依据.一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准.

    虽然诸如Lotus 1-2-3和MS Office系列的许多应用软件可以提高办公效率,但是这仅仅是针对个人办公而言.办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高,更重要的是可以实现群体协同工作.协同工作意味着要进行信息的交流,工作的协调与合作.由于网络的存在,这种交流与协调几乎可以在瞬间完成,并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用.这里所说的群体工作,可以包括在地理上分布很广,甚至分布在全球上各个地方,以至于工作时间都不一样的一群工作人员.

    办公自动化可以和一个企业的业务结合的非常紧密,甚至是定制的.因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联.操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果,从而极大得方便了企业领导的管理和决策.

    办公自动化还是一个企业与整个世界联系的渠道,企业的Intranet网络可以和Internet相联.一方面,企业的员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情,与现有或潜在的客户、合作伙伴联系;另一方面,其他企业可以通过Internet访问你对外发布的企业信息,如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品/服务等信息.从而起到宣传介绍的作用.随着办公自动化的推广,越来越多的企业将通过自己的Intranet网络联接到Internet上,所以这种网上交流的潜力将非常巨大.

目前企业的办公自动化程度可以划分为以下四类:

第一类,起步较慢,还停留在使用没有联网的计算机,使用MS Office系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率.

第二类,已经建立了自己的Intranet网络,但没有好的应用系统支持协同工作,仍然是个人办公.网络处在闲置状态,企业的投资没有产生应有的效益.
    第三类,已经建立了自己的Intranet网络,企业内部员工通过电子邮件交流信息,实现了有限的协同工作,但产生的效益不明显.

第四类, 已经建立了自己的Intranet网络;使用经二次开发的通用办公自动化系统;能较好得支持信息共享和协同工作,与外界联系的信息渠道畅通;通过Internet发布、宣传企业的产品、技术、服务;Intranet网络已经对企业的经营产生了积极的效益.现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统,实现科学的管理和决策,增强企业的竞争能力,使企业不断发展壮大.

    办公自动化已经成为企业界的共识.众多企业认识到尽快进行办公自动化建设,并占据领先地位,将有助于保持竞争优势,使企业的发展形成良性循环.
    办公自动化的实施应该考虑企业的实际情况,主要是企业的经济实力.按照上述分析,第一类企业进行办公自动化建设就需要较多投入,既要搭建企业Intranet网络,又要开发办公自动化系统,需要企业有较强的经济实力才能完成;而对于第二、第三类企业,由于企业Intranet网络已经存在,只是没有或没有好的办公应用系统,所以只须投入相对网络投资少得多的资金即可开发通用办公自动化系统,产生较高的投资回报.即便一步到位开发综合办公自动化系统其投资也要比网络投资少得多,而产生的经济效益更高;对于第四类企业,由于其办公自动化基础好,只须较少的投资即可达到目前办公自动化的最高水平.
那么,什么样的企业适合使用办公自动化(OA)系统?几乎所有企业都适合使用办公自动化(OA)系统,但不同企业使用的目的性会有所不同,具体是:

[1]信息化尚未入门的企业

    由于没有信息化应用基础,先上办公自动化(OA),注OA有着近乎100%的成功率,有利于提高企业各级人员的基本素质与计算机方面的实际操作能力,有利于今后业务领域企业信息化工作的开展.

[2]信息化失败或者严重缺乏信息化工作信心的企业

    信息化失败,特别是大型业务管理系统失败,例如ERP,给企业方面的信心打击是十分沉重的,为了重塑信心或者一开始就回避一下风险,选择办公自动化不失为一种选择.

[3]缺少信息化资金准备的企业

    信息化投入一般比较昂贵,在没见到实际效果的时候,多数企业会犹豫不决.因此,对于谨慎型的企业或者资金不充裕的企业,先上办公自动化(OA),有利于企业逐步了解企业信息化及其作用,减少今后信息化工作的盲目性.

[4]已拥有业务管理系统且需要进一步改善行政办公与内部信息交流环境的企业

办公自动化(OA)与业务管理系统互为补充,可以丰富并完善企业信息化工作的形式与内容

另外,OA办公自动化系统主要优势还包括一下几点:

1、OA办公自动化系统规范了企业管理,提高了员工的工作效率;
  通过OA办公自动化系统的工作流系统,各种文件、申请、单据的审批、签字、盖章等工作都可在网络上进行,节省了大量的宝贵时间,同时由于系统设定的工作流程是可以变更的,可以随时根据企业自身的实际情况来设计出个性化的流程,一些弹性较大的工作也可以井然有序的进行。

2、OA办公自动化系统节省了大量的企业运营成本;

   OA办公自动化系统最主要特色之一就是无纸化办公无纸化办公帮助企业降低了办公耗材成本;工作审批流程的规范可为员工节省大量工作时间,节省了人力成本;完善的信息交流渠道可以大幅降低电话费及差旅费用。

3、OA办公自动化系统消除信息孤岛、资源孤岛;

   OA办公自动化系统的协同性可以彻底消除由于企业内部各业务系统相互独立、数据不一致,信息共享程度不高、管理分散、管理维护工作量大等因素形成的一个个“信息孤岛”、“资源孤岛”,达到资源的有效共享。

4、OA办公自动化系统实现知识传播;

   实现企业对其最重要资产―知识的高效管理、积累沉淀、传播、应用,完全摆脱人员流动造成的知识的流失。

5、OA办公自动化系统打破了时间与空间的束缚;

   全面支持移动办公,各级领导和员工能够跨越时空障碍,使用联网的平板电脑智能手机随时随地无缝协同、轻松办公。

6、OA办公自动化系统提供全程跟踪和管控;

    全面记录业务处理的全过程,谁、何时、做过何种操作,浏览和跟踪业务进展状态,根据需要进行监督和预警,落实风险管理和内部控制。

7、OA办公自动化系统提高企业竞争力、凝聚力;

员工与上级沟通很方便,信息反馈畅通,为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台,从而有效的增强了企事业的凝聚力与核心竞争力

信息中心 于远峰


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