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安全管理
浅谈建设工程档案管理的重要性
【2016-12-7 8:30:05】 【作者/来源:本站整理】  【关 闭

工程档案是指在城市规划、建设及其管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。它是传承城市人类文明的载体,是建设项目全过程的原始、真实记录,是宝贵的信息资源,是一座丰富的知识宝库,是城市建设的一种潜在的生产力。通过对它的管理、编研、开发和利用,必将转化为直接的生产力,推动城市建设发展,为社会创造更多的财富。

工程档案是反映工程实体最终成果的重要性文件,它贯穿于工程建设的全过程,在工程开工前、施工中、竣工后,起着非常重要的作用。在实际的工程施工中,许多人都认为工程档案无足轻重,对工程而言没有什么重要的,这种观点是对工程档案的一种误解。由于工程档案基本上不涉及工程资金周转,所以没有引起工程负责人的足够重视。但随着工程施工的进一步规范和施工要求的日益严格,工程档案的重要性日益凸显,成为工程施工中不可分割的一部分。

随着经济发展和城市建设的加快,建筑工程的建设也越来越多,其对于改善人居环境,提高人们的生活质量有着重要的作用和意义。对于建筑工程的建设来说,建筑工程的档案管理是非常重要的,建筑工程档案管理对于整个建筑工程的建设、施工等各个环节的进行与施工优化都有着重要的意义和作用。建筑工程在建设过程中会形成各种文件档案资料,这些文件资料记录了工程建设中出现的各种问题及工程建设的流程,对于以后建筑工程的维护与检修有着重要的参考价值。加强对建筑工程档案的管理,有利于集中统一的规范、完整、齐全的保管建筑工程的各个文档,对于系统化的研究建筑工程起到了重要的推进作用。

1、工程档案是建设工程的重要组成部分

  工程档案不是工程施工后才开始的,而是在工程开始立项审批时就已开始进行档案记录。所以在一项工程开工前就已有大量的资料形成,这部分与工程建设是不可分割的,所以这部分文件材料作为工程档案的一部分而进行归档管理。在前期的工程资料都是十分重要的。建筑工程所需要的材料方面,对这些材料的质量把好关是至关重要的,对工程中所需要的材料在进场时除了有出厂合格证以外,还要进行相关的检验,通过对材料的各种性能进行检测,从而保证材料的质量,这部分检测文件对工程是十分重要的依据。同时在材料使用过程中的配比、用量等也有监督和检测记录,可以说这些记录贯穿于建筑工程的始终,是抽象存在的,与实体的操作交织在一起,对工程起着重要的作用。

2、工程档案是建设工程质量的直接反映

  随着建造工程项目广泛实行和现代科学管理思潮的发展,对建造工程质量有了严格的定义,即建造工程质量是指工程满足业主需要,契合国家法律、法规、技术规范标准、规划文件及合同规定的特性,包含:适用性、耐久性、安全性、可靠性、经济性、与环境协调性六个方面。特别是跟着量化剖析和精细化管理的推进,对建造工程质量有了一系列准确的评估系统。当评估由感受性的经历模式上升到以数据和现状图纸为根据的系统化模式时,对建造工程质量的评估就不再是以到工程现场看看就行了,而是以建造工程档案为根本,以目标的量化统计剖析为手段,进行归纳测评。这实际上是说,建造工程档案直接反映了建造工程质量,应以建造工程档案为根据来全面评估工程质量。

  工程档案不仅可以直接反映工程的质量,还可以间接的反映隐蔽工程的质量。在工程建设中,有些工程的前一道工序后被后一道工序所掩盖,所以在工程完成后对这部分隐蔽工程的质量我们是无法直观看到的,所以只有通过照片、录像及现场记录等内容即工程档案的记录来对工程质量进行评价,针对这部分隐蔽工程,工程档案的作用是无可替代的。

  工程档案管理作为工程管理的重要一部分,工程档案管理的好坏,直接反映了管理人员的素质情况和工程的质量情况,一般情况下,某一项工程如果想在日后参评各种奖项活动时,首抓的就是工程的档案管理,并尽可能做到档案管理的真实完整性,认真、细致、精准的工程档案管理收集和编制工作才能保证档案的精度,反映出工程的优质可靠。

3、工程档案管理是建设工程质量控制的关键环节

  工程档案管理这一过程的目的和结果都是建立真实、完整、系统上的。

  从工程质量控制的角度出发,工程档案管理占有关键的一席之地。建设工程项目管理中的质量控制主要表现为施工组织和施工现场的质量控制,控制的内容包括工艺质量控制和产品质量控制。影响质量控制的因素主要有“人、材料、机械、方法和环境”等五大方面。从“人”的因素来看,建设工程资料员是工程建设中不可缺少的技术人员。要经过专门培训后持证上岗,而且要保证资料员的稳定;从“材料”的因素来看,所有建筑材料的检测报告、出厂合格证、使用说明等是建设工程质量保证资料的主体;从“机械”的因素来看,机械设备的使用和现场调度是施工组织设计的重要内容;从“方法”的因素来看,对施工方法和工艺流程的记录就是施工日志;从“环境”的因素来看,我们往往要对开工前、施工中和竣工后的环境进行拍照和录像,反映场地环境的变化;上述几个方面的资料都在建设工程档案的收集编制范围内,所以工程质量控制的五大因素都离不开工程档案管理。

4、工程档案管理是促进建设工程质量的重要手段

  首先,由项目管理单位把关,在建设工程取得《施工许可证》之前,项目管理单位要与施工单位签订《工程竣工档案责任书》,并填写《工程竣工档案责任人登记表》,从一开始就把工程档案的要求、责任告知施工单位,要求他们明确分管领导和专门资料人员,对工程资料终身负责,提高对档案责任意识;其次,对工程档案实行专人负责、全程跟踪、经常性业务指导,发现问题及时整改;第三,是工程竣工前对建设工程档案预验收,预验收合格后方能举行竣工验收会,由质量监督站查验资料备案后,再完整向档案部门移交工程竣工档案,办理移交签证手续;此外,还由项目管理单位组织工程档案编制执法检查,如进行审计、检查材料送检报告等来加强工程档案收集编制的原始性、真实性、完整性、系统性管理,从而提高工程质量。

  工程档案在某种条件还成为监督工程的关键,在资料员的记录当中,能及时的发现工作人员在材料上的以次充好现象,遇到这种情况时要及时的向管理单位反映,制止隐患的发生。同时在隐蔽工程中也常存在偷工减料的行为,都及时得到了制止,工程质量得到了保证,所以工程档案管理工作对质量的促进作用是毋庸置疑的。

                                                                   

工程部 王双


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